Was bedeutet Kontingentverwaltung?
Die Kontingentverwaltung in ITISeasy.business ermöglicht es Ihnen, Kunden im Voraus für eine bestimmte Anzahl von Stunden oder Dienstleistungen zu fakturieren und diese anschließend schrittweise zu erbringen und nachzuverfolgen.
Kunden zahlen im Voraus für Service-Stunden
Sie erfassen den Verbrauch über Zeiterfassungen oder Aufgaben
Kunden erhalten automatisch „Kontoauszüge“ mit aktuellem Kontostand
Alles wird digital, rechtskonform und kundenfreundlich abgewickelt.
What Is Quota Management?
Quota Management in ITISeasy.business lets you bill customers upfront for a specific number of hours
or services, while tracking and delivering them gradually.
Customers prepay for service hours
You track usage via timesheets/tasks
They receive automatic “account statements” with balance info
Everything is handled digitally, legally compliant, and customer-friendly.
Hauptfunktionen & Vorteile
Key Features & Benefits
Transparente Verwaltung von Vorauszahlungen
Verkaufen Sie Dienstleistungen im Voraus – Stunden, Aufgaben oder Pauschalen.
Erfassen Sie Projektarbeit fortlaufend über Zeiterfassungen.
Echtzeit-Kontostand für Sie und Ihre Kunden verfügbar.
Transparente Verwaltung von Vorauszahlungen
Verkaufen Sie Dienstleistungen im Voraus – Stunden, Aufgaben oder Pauschalen.
Erfassen Sie Projektarbeit fortlaufend über Zeiterfassungen.
Echtzeit-Kontostand für Sie und Ihre Kunden verfügbar.
Integrierte Abrechnung & Projektverfolgung
Automatische Erstellung von Projekten und Aufgaben bei Auftragsbestätigung
Verknüpfen Sie jede Zeiterfassung mit dem entsprechenden Kontingent
Sperren Sie weitere Zeiteinträge, sobald das Kontingent ausgeschöpft ist
Integrierte Abrechnung & Projektverfolgung
Auto-generate project and tasks upon
order confirmation
Link each timesheet entry to the respective quota
Block further time entries when quota is exhausted
Professionelle Kontoauszüge
Automatisch generierte Berichte mit:
Verbrauchtem Kontingent (Stunden/Kosten)
Verbleibendem Guthaben
Aktivitätsverlauf
Versand der Berichte monatlich oder nach Erreichen eines bestimmten Nutzungsgrads
Zustellung per E-Mail oder DMS-Upload
Professionelle Kontoauszüge
Automatically generate reports showing:
Used quota (hours/cost)
Remaining balance
Activity history
Send reports monthly or after a certain % of usage
Delivery via email or DMS upload
Praxisbeispiel: Support-Retainer
Practical Use Case: Support Retainers
Ein Kunde kauft ein 50-Stunden-Support-Kontingent, das im Voraus bezahlt wird.
Ein Projekt mit verknüpften Aufgaben wird automatisch erstellt.
Sobald Ihr Team Arbeitszeiten erfasst, werden die Stunden in Echtzeit vom Kontingent abgezogen.
A client buys a 50-hour
support quota, paid upfront
A project is auto-created
with linked tasks
As your team logs work, hours are deducted
in real-time
Nach 25 Stunden wird automatisch ein detaillierter Bericht versendet.
Nach 50 Stunden wird das Kontingent geschlossen – ohne Überziehung oder Missverständnisse.
After 25 hours are used,
the system sends a
detailed report
When 50 hours are used,
the quota is closed — no overrun or confusion
Funktionale Highlights
Kontingent-Felder in Aufgaben:
Ist Kontingent: Aktiviert die Kontingentverfolgung
Projekt-Ablaufdatum: Definiert den Nutzungszeitraum
Kontingent schließen: Stoppt Einträge, sobald das Kontingent aufgebraucht ist
Tags und Ablauf-Logiken sorgen für ein geordnetes und übersichtliches Kontingentmanagement.
Funktionale Highlights
Quota Fields on Tasks:
Is Quota (Contingent) Activates quota tracking
Project Expiration Date Defines usage timeline
Close Quota Stops entries once quota is exhausted
Tags and expiry logic keep your quota management clean and organized.
Volle Transparenz in der Kundenansicht
Kunden und interne Teams können:
Alle aktiven und abgelaufenen Kontingentaufträge einsehen
Stunden- oder kostenbasierte Auswertungen prüfen
PDF-Kontoauszüge herunterladen
Wählen Sie zwischen:
Stundenbericht-Ansicht
Kostenbericht-Ansicht
Volle Transparenz in der Kundenansicht
Customers and your internal teams can:
See all active and expired quota orders
Review hourly usage reports or cost-based summaries
Download PDF statements for their records
Choose between:
Hourly Report View
Price Report View
Warum ITISeasy Kontingentverwaltung?
Dieses Modul ist ideal für:
Supportverträge
Beratungsleistungen
Schulungsstunden
Wartungsvereinbarungen
Projektbasierte Prepaid-Arbeiten
Why ITISeasy Quota Management?
This module is ideal for:
Support Contracts
Consulting Services
Training Hours
Maintenance Agreements
Project-based Prepaid Work
Nahtlose Integration & Automatisierung
Funktioniert sofort mit anderen ITISeasy.business-Modulen – ohne zusätzliche Einrichtung.
ITISeasy.docs (DMS)
Seamless Integrations & Automation
Funktioniert sofort mit anderen ITISeasy.business-Modulen – ohne zusätzliche Einrichtung.
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