Dokumente nicht nur suchen sondern auch finden
So gut ein DMS auch sein kann, es wird immer wieder einzelne Dokumente geben, die nicht einfach zu finden sind. ITISeasy.docs hilft mit der Freitextsuche, Zeit und Nerven zu sparen.
Die Volltextsuche...
... ermöglicht auch das Finden von Dokumenten die z.B. nicht das gesuchte Wort im Namen sondern nur im Fließtext haben.
Wie funktioniert die Suche?
Die Volltextsuche ermöglicht es Ihnen alle Seiten im Docs zu durchsuchen oder aber auch nur eine bestimmte Seite wenn Sie wissen dass ein Dokument genau hier liegt.
Es werden alle Ergebnisse angezeigt, die den Suchbegriff nicht nur in der Dokumentenbezeichnung haben, sondern auch die Volltexte werden auf den Suchbegriff hin durchsucht. Die Ergenisse zur nebenstehden Suche finden Sie im Screenshot darüber.
Mit dieser Suche finden Sie auch Dokumente; bei denen Sie den Titel nicht kennen!
Ergebnisse filtern
Übersteigen die Suchtreffer eine Übersichtliche Anzhal können über diverse Filter wie den Dateityp, das Erstellungsdatum oder die Größe die Eingrenzung verfeinert werden.
So helfen Ihnen auch kleine Aussagen weiter wie 'Ich bin mir sicher, ich habe dieses Dokument letzte Woche erstellt'
Konfiguration
Tags erleichtern die Suche
Obwohl die Volltextsuche alle Inhalte abdeckt, kann eine Kategorisierung der Ordner und Dokumente über Tags vorteilhaft sein.
Darüberhinaus können Tags auch Dokumenten einen gemeinsamen Nenner geben; z.b. können Aufträge, die aus einer Kampagne heraus entstanden sind getagged werden, da die Aufträge in der Ordnerstruktur sonst nicht unterschiedbar sind.
Tags können auch direkt beim Upload automatisch vergeben werden.
Sie können sich vorstellen, mit unserer Suchfunktion Ihre Dokumente leichter zu finden?
Kontaktieren Sie und für weitere Informationen über unser DMS oder ein Demo.