E-Rechnungspflicht 2026 – das Wichtigste auf einen Blick
Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich seit Januar 1, 2025. Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD (EN 16931-konform)
Gesetzliche Grundlagen: § 14 para. 1–3 UStG, § 27 para. 39 UStG, § 33–34 UStDV-E
Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, also für Rechnungen zwischen Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland haben.
Wichtig:
PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung nach EN 16931. Nur strukturierte Formate wie die XRechnung oder ZUGFeRD sind zulässig.
Eine geeignete E-Rechnung Software wird bzw. ist für Unternehmen unverzichtbar. Eine frühzeitige Umstellung reduziert spätere Prozesskosten.
Für kleine Unternehmen ist diese Abgrenzung besonders relevant, weil viele bisher mit Word- oder Excel-Rechnungen gearbeitet haben, die als PDF versendet wurden. Diese Arbeitsweise ist künftig nicht mehr ausreichend, selbst wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Ohne strukturiertes Datenformat kann die Rechnung nicht automatisiert verarbeitet werden und gilt daher nicht als E-Rechnung.
Der eigentliche Umbruch liegt nicht in der Rechnung selbst, sondern in den technischen Prüf- und Archivierungspflichten, die ohne Software kaum noch wirtschaftlich umzusetzen sind.
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E-Rechnungspflicht 2026 – das Wichtigste auf einen Blick
Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich seit Januar 1, 2025. Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD (EN 16931-konform)
Gesetzliche Grundlagen: § 14 para. 1–3 UStG, § 27 para. 39 UStG, § 33–34 UStDV
Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, also für Rechnungen zwischen Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland haben.
Wichtig:
PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung nach EN 16931. Nur strukturierte Formate wie die XRechnung oder ZUGFeRD sind zulässig.
Eine geeignete E-Rechnung Software wird bzw. ist für Unternehmen unverzichtbar. Eine frühzeitige Umstellung reduziert spätere Prozesskosten.
Für kleine Unternehmen ist diese Abgrenzung besonders relevant, weil viele bisher mit Word- oder Excel-Rechnungen gearbeitet haben, die als PDF versendet wurden. Diese Arbeitsweise ist künftig nicht mehr ausreichend, selbst wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Ohne strukturiertes Datenformat kann die Rechnung nicht automatisiert verarbeitet werden und gilt daher nicht als E-Rechnung.
Der eigentliche Umbruch liegt nicht in der Rechnung selbst, sondern in den technischen Prüf- und Archivierungspflichten, die ohne Software kaum noch wirtschaftlich umzusetzen sind.
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E-Rechnung in ITISeasy.business – Bereits in Version 18
NEU in Version 18
Unsere bereits in V16 eingeführten E-Rechnungstools wurden weiterentwickelt und sind in V18 kostenfrei enthalten:
Automatische Erkennung und Auslesung von PDF-Rechnungsdaten
Vermeidung von Doppeleinträgen durch intelligente Duplikaterkennung
Unterstützung mehrerer Eingangsrechnungsformate
Eingebettete XML-Unterstützung (Factur-X / ZUGFeRD / XRechnung)
Outgoing e-invoices are enriched with XML for legal compliance
Incoming invoice processing for X-invoices is underway
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Unsere bereits in V16 eingeführten E-Rechnungstools wurden weiterentwickelt und sind in V18 kostenfrei enthalten:
Automatische Erkennung und Auslesung von PDF-Rechnungsdaten
Vermeidung von Doppeleinträgen durch intelligente Duplikaterkennung
Unterstützung mehrerer Eingangsrechnungsformate
Eingebettete XML-Unterstützung (Factur-X / ZUGFeRD / XRechnung)
Ausgangsrechnungen werden automatisch mit XML angereichert – für vollständige rechtliche Konformität.
Eingangsrechnungsverarbeitung für X-Rechnungen ist in Arbeit.
E-Rechnungs-Workflow – Einfach gemacht
E-Rechnungs-Workflow – Einfach gemacht
Ausgangsrechnungen
Create invoices as usual in ITISeasy.business
Use “Send & Print” to include embedded XML
Email is automatically generated from templates
Optional: Attach separate XML file alongside PDF
Unterstützte Formate:
ZUGFeRD 2.2 / Factur-X 1.0
XRechnung
Eingangsrechnungen
Multi-Format Supportfür Eingangsrechnungen
Automatische Datenerfassung
Integration mit Lieferantendaten
Intelligente Benachrichtigungen bei Duplikaten und Abweichungen
Ausgangsrechnungen
Rechnungen wie gewohnt in ITISeasy.business erstellen
„Senden & Drucken“ verwenden, um eingebettetes XML einzufügen
E-Mail wird automatisch aus Vorlagen generiert
Optional: Separate XML-Datei zusätzlich zur PDF anhängen
Unterstützte Formate:
ZUGFeRD 2.2 / Factur-X 1.0
XRechnung
Eingangsrechnungen
Multi-Format Support für Eingangsrechnungen
Automatische Datenerfassung
Integration mit Lieferantendaten
Intelligente Benachrichtigungen bei Duplikaten und Abweichungen
Welche Software Lösungen zur E-Rechnung gibt es?
Rechnungsprogramme mit E-Rechnung-Funktion zum Schreiben und Versenden von Rechnungen, ergänzt um die Erzeugung von XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien. Dank Kosteneffizienz und einfachem Einstieg besonders geeignet für Selbstständige und kleine Unternehmen. Leider sind hier Belegverwaltung, Auswertungen und Schnittstellen für Steuerberater häufig oft nur über Zusatzmodule verfügbar.
Buchhaltungssoftware mit integriertem E-Rechnungsversand deckt neben der Rechnungserstellung auch Belege, Konten, Auswertungen und Zahlungseingänge ab und stellt eine solide Lösung für kleine Unternehmen mit regelmäßigem Geschäft dar. Zu bedenken ist, ob sich der hier wesentlich intensivere Einrichtungs- und Lernaufwand im Verhältnis zum Geschäftsaufkommen tatsächlich lohnt.
ERP-Systeme für wachsende Unternehmen bieten weit mehr als nur Buchhaltung und integrieren vom Projektmanagement über Warenwirtschaft, Projektmanagement, Lager, Einkauf, Marketing bis hin zur Zeiterfassung eine sämtliche Geschäftsbereiche umfassende Business-Lösung. Hier sind alle wichtigen Funktionen rund um die E-Rechnung in die Unternehmensprozesse eingebettet. Besonders interessant sind diese Lösungen dank enormer Skalierbarkeit auch für wachsende Unternehmen.
Konverter- und Schnittstellen-Tools für bestehende Systeme, die Rechnungsdaten in XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien umwandeln. Diese sind aber lediglich als Übergangslösung zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen geeignet, falls noch nicht sofort die gesamte IT-Landschaft umgestellt werden soll. Langfristig eher uninteressant, wenn die gesetzlichen Vorgaben sauber, zuverlässig und aufwandsarm erfüllt werden sollen.
Welche Software Lösungen zur E-Rechnung gibt es?
Rechnungsprogramme mit E-Rechnung-Funktion zum Schreiben und Versenden von Rechnungen, ergänzt um die Erzeugung von XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien. Dank Kosteneffizienz und einfachem Einstieg besonders geeignet für Selbstständige und kleine Unternehmen. Leider sind hier Belegverwaltung, Auswertungen und Schnittstellen für Steuerberater häufig oft nur über Zusatzmodule verfügbar.
Buchhaltungssoftware mit integriertem E-Rechnungsversand deckt neben der Rechnungserstellung auch Belege, Konten, Auswertungen und Zahlungseingänge ab und stellt eine solide Lösung für kleine Unternehmen mit regelmäßigem Geschäft dar. Zu bedenken ist, ob sich der hier wesentlich intensivere Einrichtungs- und Lernaufwand im Verhältnis zum Geschäftsaufkommen tatsächlich lohnt.
ERP-Systeme für wachsende Unternehmen bieten weit mehr als nur Buchhaltung und integrieren vom Projektmanagement über Warenwirtschaft, Projektmanagement, Lager, Einkauf, Marketing bis hin zur Zeiterfassung eine sämtliche Geschäftsbereiche umfassende Business-Lösung. Hier sind alle wichtigen Funktionen rund um die E-Rechnung in die Unternehmensprozesse eingebettet. Besonders interessant sind diese Lösungen dank enormer Skalierbarkeit auch für wachsende Unternehmen.
Konverter- und Schnittstellen-Tools für bestehende Systeme, die Rechnungsdaten in XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien umwandeln. Diese sind aber lediglich als Übergangslösung zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen geeignet, falls noch nicht sofort die gesamte IT-Landschaft umgestellt werden soll. Langfristig eher uninteressant, wenn die gesetzlichen Vorgaben sauber, zuverlässig und aufwandsarm erfüllt werden sollen.
Gut zu wissen: Was ist eine E-Rechnung - Und was nicht?
Gültige E-Rechnung: Maschinenlesbare XML-Formate wie: XRechnung (Deutschland) ZUGFeRD / Factur-X (Deutschland & Frankreich)
Rechtlich gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, das eine automatische maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Grundlage dafür ist der europäische Standard EN 16931, der die Pflichtangaben verbindlich festlegt.
Keine gültige E-Rechnung: PDF, Word, oder gescannte Dokumente
Dagegen gelten PDF-Rechnungen ohne eingebettete XML-Daten, Scans von Papierrechnungen, Bilddateien oder einfache E-Mail-Texte mit Rechnungsangaben nicht als E-Rechnungen. Diese Formen werden steuerlich zwar weiterhin als elektronische Dokumente anerkannt, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen einer E-Rechnung nach den neuen Regelungen.
Gut zu wissen: Was ist eine E-Rechnung - Und was nicht?
Gültige E-Rechnung: Maschinenlesbare XML-Formate wie: XRechnung (Deutschland) ZUGFeRD / Factur-X (Deutschland & Frankreich)
Rechtlich gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, das eine automatische maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Grundlage dafür ist der europäische Standard EN 16931, der die Pflichtangaben verbindlich festlegt.
Keine gültige E-Rechnung: PDF, Word, oder gescannte Dokumente
Dagegen gelten PDF-Rechnungen ohne eingebettete XML-Daten, Scans von Papierrechnungen, Bilddateien oder einfache E-Mail-Texte mit Rechnungsangaben nicht als E-Rechnungen. Diese Formen werden steuerlich zwar weiterhin als elektronische Dokumente anerkannt, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen einer E-Rechnung nach den neuen Regelungen.
Wir sind bereit – seit Odoo Version 8
Unsere Expertise im Bereich E-Rechnung ist umfassend.
Wir haben unser erstes ZUGFeRD-konformes Modul für Odoo 8 entwickelt – lange bevor viele ERP-Anbieter diese Funktion überhaupt in Betracht zogen.
Volle Unterstützung für eingebettetes XML
Rechtskonforme Formatgenerierung
Echtzeit-Dokumentenprüfung
Was Sie jetzt tun sollten
Sie nutzen ITISeasy.business noch nicht?
Wir helfen Ihnen beim Umstieg.
Sie nutzen ITISeasy.business bereits?
Lassen Sie uns Ihre aktuelle Konfiguration prüfen und die E-Rechnungsfähigkeit sicherstellen.
Fazit – Jetzt vorbereiten, Zeit und Aufwand sparen
Die E-Rechnungspflicht stellt einen wichtigen Schritt in der langfristigen Umstellung der steuerlichen und kaufmännischen Prozesse auf strukturierte, digital auswertbare Daten dar. Fristen sind gesetzt, und die Anforderungen des Gesetzgebers sind klar definiert. Wer jetzt nicht handelt, wird sich bald mit Zeitdruck und höheren Kosten konfrontiert sehen.
Nutzen Sie die Gelegenheit, veraltete Abläufe zu hinterfragen und frühzeitig auf geeignete E-Rechnungssoftware umzusteigen. Durch eine klare Strukturierung interner Prozesse profitieren Sie nicht nur von rechtlicher Sicherheit, sondern auch von schnelleren Buchungsprozessen, mehr Transparenz und höherer Effizienz Ihrer Teams.
Wichtig: Wer es schafft, eine Synergie aus geeigneter Technik und strukturierten Abläufen zu schaffen, hat einen klaren Vorteil.
E-Rechnungssoftware bietet Sicherheit in Bezug auf korrekte Datenformate, Archivierung, Rechnungsprüfung und die Einhaltung von Fristen. Diese Kombination verhindert, dass gesetzliche Pflichten zu einer zusätzlichen Belastung werden.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Prozesse zu strukturieren und für die E-Rechnung zu optimieren.
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Fazit – Jetzt vorbereiten, Zeit und Aufwand sparen
Die E-Rechnungspflicht stellt einen wichtigen Schritt in der langfristigen Umstellung der steuerlichen und kaufmännischen Prozesse auf strukturierte, digital auswertbare Daten dar. Fristen sind gesetzt, und die Anforderungen des Gesetzgebers sind klar definiert. Wer jetzt nicht handelt, wird sich bald mit Zeitdruck und höheren Kosten konfrontiert sehen.Nutzen Sie die Gelegenheit, veraltete Abläufe zu hinterfragen und frühzeitig auf geeignete E-Rechnungssoftware umzusteigen. Durch eine klare Strukturierung interner Prozesse profitieren Sie nicht nur von rechtlicher Sicherheit, sondern auch von schnelleren Buchungsprozessen, mehr Transparenz und höherer Effizienz Ihrer Teams.
Wichtig: Wer es schafft, eine Synergie aus geeigneter Technik und strukturierten Abläufen zu schaffen, hat einen klaren Vorteil.
E-Rechnungssoftware bietet Sicherheit in Bezug auf korrekte Datenformate, Archivierung, Rechnungsprüfung und die Einhaltung von Fristen. Diese Kombination verhindert, dass gesetzliche Pflichten zu einer zusätzlichen Belastung werden.
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ITIS AG – Ihr Partner für die E-Rechnungs-Umsetzung
Wir bieten mehr als nur Software:
Konformität mit EU- und deutschen Rechtsvorgaben
End-to-End E-Invoicing-Strategie
Experten-Support und Integration in Ihre bestehenden Prozesse
Kombinieren Sie mit ITISeasy.email für vollständige Automatisierung.
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Nicht warten – Jetzt E-Rechnungsbereit sein!
Die E-Rechnungspflicht – ITISeasy.business sorgt für einen reibungslosen, sicheren und zukunftssicheren Übergang.
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