Schritt 1
Was ist ein Workflow
Schritt 2
Wie werden Workflows angewendet
Schritt 3
Einrichten von einem Workflow
Schritt 4
Ersparnis und Vorteile von Workflows
Konfiguration von einen Workflow
Nachdem Herr Fachmann das Workflow-Modul von ITISeasy.business installiert hat, macht er sich sofort an die Arbeit um das beschlossene Genehmigungs-Verfahren für Angebote einzurichten.
Hierfür legt Herr Fachmann einen neuen Workflow an. Damit zukünftig die jeweiligen Workflows schnell identifiziert werden können, vergibt er hier sprechende Namen, wie zum Beispiel „Angebotsversand“.
Für den beschlossenen Angebots-Genehmigungsworkflow wird jetzt von Herrn Fachmann das Modul Verkauf aus dem „Dropdown“ Menü ausgewählt. Im Feld „Model“ werden jetzt die für den Bereich Verkauf möglichen Einträge von ITISeasy.business ebenfalls in einem „Dropdown“ Menü angezeigt. Da es um ein Genehmigungs-Verfahren für Angebote geht, muss der Verkaufsauftrag übernommen werden.
Als Letztes wird von Herrn Fachmann noch das „Status Feld“ befüllt, da dieses ist notwendig ist, um die benötigten Triggerpunkte für seinen Workflow zu setzen, zu können.
Über das Feld „Gefiltert nach“ hinterlegt Herr Fachmann das Kriterium (hier 1000 €), über welches gefiltert wird, ob eine Genehmigung erforderlich ist.
Im Feld „Genehmigungstyp“ und „Benutzer“ hinterlegt Herr Fachmann, wer oder welche Gruppe die jeweilige Anfrage freigeben soll. Für die Angebotsfreigabe ist zukünftig Herr Herbst, der Vertriebsleiter zuständig.
Versenden der Genehmigungsanfragen
Für den Versand der Genehmigungsanfrage von Angeboten, die das eingetragene Limit übersteigen, wird von Herrn Fachmann ein E-Mail – Template angelegt. Dieses wird dann automatisch bei Anfragen zur Freigabe an Herrn Herbst versendet.
Finale Einstellungen
Im Bereich „Freigabe“ muss Herr Fachmann jetzt nur noch auswählen, für welchen „Status“ eine Aktion / Genehmigung erforderlich ist. In der Spalte „Nachricht“ trägt Herr Fachmann dazu auch die Meldung ein, welche Herrn Winter angezeigt, wird, wenn dieser ein Angebot über 1000,- € versenden möchte.
