Die E-Mail-Flutwelle rollt mal wieder über Sie hinweg?
Unzählige mögliche Informationskanäle, jeder Mitarbeitende wird laufend mit aktuellen News und Updates versorgt, Kommunikation ist quasi permanent möglich. Unstrittig, welche Vorteile Kommunikationstechnologien für Unternehmen mit sich bringen!
Doch Vorsicht! Nicht selten entpuppt sich dieses Ausmaß an Kommunikationsmöglichkeiten als Konzentrations- und Produktivitäts-Bremse bei Ihren Teams. Unzählige Stunden werden oft mit dem Lesen, Zuordnen, Kategorisieren und - nicht selten- dann Löschen von Mails verbracht. Mitarbeitende erhalten häufig, mangels adäquater Organisation, E-Mails, die rein informativ gedacht sind, und vom betreffenden Leser eigentlich gar keine Aktion fordern, oder sogar Informationen, die für einige der Mailempfänger gar nicht relevant sind. Und doch beanspruchen diese Mails Aufmerksamkeit und Zeit. Bedenkt man darüber hinaus noch die weiteren Benachrichtigungsfunktionen wie Chats, Kalender, Reminder, Webcasts oder Projektmanagement-Tools, ist davon auszugehen, dass Mitarbeitende einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit "Handling" der über sie hinweg rollenden Flutwelle an Informationen verbringen, zumal es kaum gelingt, diese Nachrichten nach Relevanz zu sortieren und adäquat zu bearbeiten - oder eben nicht.
Das Ergebnis: Ineffiziente Kommunikation, Missverständnisse, Fehlplanungen oder im Chaos untergegangene und somit unerledigte Aufgaben. Hinzu kommt, das nicht zu unterschätzende, permanent hoch empfundene Stress-Level Ihrer Mitarbeiter und deren - gefühlt - andauernde Überbelastung.
Die Symptome mangelnder Struktur in den Kommunikationsmedien sind in der Geschäftswelt weit verbreitet, ebenso wie auch der Bedarf an effizienten Lösungen. So sind auch zahlreiche Informationen in Fachartikeln zu dieser Thematik zu finden, wie beispielsweise kürzlich auf business-punk.de oder business-user.de.
Was also tun?
Hier kommt Ihr Rettungsring!
Nachrichten filtern und sortieren
Mit Hilfe von modernen E-Mail Clients ist es möglich, eingehende E-Mails nach Relevanz oder Thematik vor zu sortieren, zu priorisieren oder bei Bedarf bestimmte Mails heraus zu filtern. Der eigentliche Posteingang wird dadurch "entschlackt" und übersichtlicher, Mitarbeitende arbeiten fokussierter und springen nicht mehr ständig gedanklich zwischen unterschiedlichen Themenbereichen hin und her.
Automatisierte Abläufe
Durch automatisierte Antworten beispielsweise auf Support- oder Service- Anfragen werden Mitarbeitende extrem entlastet. Der Kunde wird über den Eingang seiner Anfrage und die voraussichtliche Reaktionsdauer automatisch informiert.
Auch automatisches Vervollständigen von E-Mail Texten durch vorgefertigte Satzbausteine ist eine große Erleichterung und reduziert den manuellen Aufwand im Kommunikationsbereich entscheiden.
Unser E-Mail Client verfügt außerdem über ein integriertes Language Tool, welches Rechtschreibung und Grammatik prüft und bei Bedarf Verbesserungsvorschläge liefert. Die so garantiert hohe Qualität ihrer Business E-Mails trägt signifikant zu einer professionellen Außenwirkung bei.
Direkt über den Mailserver Dateien bearbeiten
ITISeasy.email bietet Ihren Mitarbeiter die Möglichkeit, Dateien und Dokumente direkt über den Mailserver auszutauschen oder zu bearbeiten. Unterschiedliche, lokal abgelegte Dateiversionen gehören somit der Vergangenheit an. Unzählige e-mails mit Dokumenten in unterschiedlichen Bearbeitungsstadien fallen weg.
Im E-Mail Client lassen sich auch Termine oder ganze Kalender teilen, was Rückfragen zu Verfügbarkeiten von Kollegen, oder E-Mails, die bei Abwesenheiten praktisch ins Leere laufen, verhindert.
Dank des integrierten Chatters, lassen sich kurze Rückfragen oder Informationen auch einmal auf dem kurzen Dienstweg erledigen.
DIE Alternative zu Outlook: Open-Source
Unsere Open-Source-Lösung ITISeasy.email bietet aufgrund ihres offenen Quellcodes zahlreiche Möglichkeiten in Design und Anpassung.
Im direkten Vergleich zu Drittanbietern wie Microsoft punktet ITISeasy.email beispielsweise durch einfache Integration und Implementierung von Prozessen, was eine maximale Unabhängigkeit für Ihr Unternehmen gewährleistet, zum Beispiel während einer Umstrukturierung oder Prozessoptimierung.
Lizenzkosten - oft erheblich bei anderen Anbietern - sind hier kein Thema mehr.
Übrigens entscheiden Sie, wo und wie Ihr System gehostet wird.
Dies sind nur einige der vielen Gründe, warum Open-Source-Lösungen immer beliebter werden. So wächst beispielsweise der Open-Xchange-Server Dovecot schneller als jeder andere E-Mail-Server und hat mittlerweile einen Marktanteil von fast 77 Prozent erreicht und wird auch als Komponente in ITISeasy.email verwendet.
Bei uns ganz groß: Datensicherheit
Cyber- Attacken sind weit verbreitet, verunsichern viele Nutzer und können zum echten Thema für Unternehmen werden. Ein weiteres Argument für unsere Open Source Lösung ITISeasy.e-mail. Die Datenhoheit liegt hier komplett in Ihren Händen!
Alternativ hosten wir Ihre Lösung für Sie: Unsere Rechenzentren werden ausschließlich in Deutschland betrieben. Mehrere Firewalls, Proxyserver sowie Geoblocking, wodurch bestimmte IP-Bereiche direkt ausgegrenzt werden können, leisten einen starken Beitrag zur Sicherheit. Eine intelligente Überwachung erkennt und isoliert automatisch schadhafte Inhalte.
Nachrichten in ITISeasy werden verschlüsselt, die Authentifizierung der Nutzer erfolgt mehrstufig.
Die Migration: Schnell und unkompliziert
Ob Implementierung als komplett neues System, oder Migration von einem bestehenden, vielleicht ausgedienten System hin zu ITISeasy - In jedem Fall ein Prozess, der sich lohnt, und unkompliziert umsetzen lässt, ohne dabei auf entscheidende Inhalte Ihres aktuellen Systems verzichten zu müssen.
Vorhandene Postfächer, Ordnerstrukturen, ja, sogar jede einzelne e-mail kann in Ihr neues System übernommen werden. Für genauere Informationen bzw. eine Beratung zu möglichen Abläufen, kontaktieren Sie uns jeder Zeit!
