Schritt 1
Was ist ein Workflow
Schritt 2
Wie werden Workflows angewendet
Schritt 3
Einrichten von einem Workflow
Schritt 4
Ersparnis und Vorteile von Workflows
Unser Workflow in unserer Firma...
Heute lüften wir die Geheimnisse der IT Services GmbH. Erfahren Sie, wie wir Workflows nutzen und wer für was zuständig ist:
Das ist unser Team
Rudolf Sommer, Geschäftsführer
Aufgaben: unter anderem - Prüfung und Freigabe von Rechnungen
Alexander Winter, Vertrieb
Aufgaben: Kommunikation mit Kunden und erstellen von Angeboten
Frank Herbst, Vertriebsleitung
Aufgaben: unter anderem Prüfung und Freigabe von Angeboten
Tanja Grün, Buchhaltung
Aufgaben: Rechnungserstellung in Abstimmung mit Herrn Sommer und versenden von Rechnungen
Rainer Fachmann, IT Management
Aufgaben: Systemüberwachung, Installation und Konfiguration von neuen Modulen
Kunde:
Schneider Elektro GmbH, Herr Friedrich Schneider
Das ist in letzter Zeit häufiger passiert: Unsere Angebote, die der Vertriebsinnendienst an unsere Interessenten und Kunden geschickt hat, wurden abgelehnt. In diesen schwierigen Zeiten müssen wir herausfinden, warum. Einer der Gründe, der schnell gefunden wurde, ist die Eignung für den jeweiligen Zweck. Wir brauchen eine erfahrenere Meinung für die verschickten Angebote. Es stellte sich heraus, dass der neu eingestellte Herr Winter Unterstützung braucht.
Um hier Abhilfe zu schaffen, beauftragte Herr Sommer seinen IT-Leiter, Herrn Fachmann, nach einer Lösung für dieses Problem zu suchen.
Da die IT Services GmbH bereits ITISeasy.business als ERP-System einsetzt, kam Herr Fachmann relativ schnell auf eine Lösung: Wir erstellen einen Überprüfungsschritt und nutzen dafür das neue, in ITISeasy.business integrierte Workflow-Modul. Mit diesem leistungsfähigen Workflow-Management-Tool lassen sich Workflows für alle relevanten Bereiche, wie Einkauf, Projektmanagement und natürlich den Vertrieb, konfigurieren.
Wir brauchen einen Genehmigungsworkflow
Erstens wird ein neues Genehmigungsverfahren für Angebote über € 1000,- eingeführt. Zur Erinnerung: Dies soll die Qualität der Angebote verbessern, indem sie besser auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt werden, und so die Akzeptanz bei den Kunden erhöhen.
Um dies in die Praxis umzusetzen, wird das Workflow-Modul von ITISeasy installiert und von Herrn Fachmann konfiguriert. Im ersten Schritt wird der neue Genehmigungsworkflow für Angebote konfiguriert, so dass von nun an alle Angebote über 1000,- € vom Vertriebsleiter, Herrn Herbst, genehmigt werden müssen. Sie wollen wissen, wie das funktioniert? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche. Oder fahren Sie mit der Geschichte fort.
Konfiguration Genehmigungsworkflow
Die Angebotserstellung
Und Action...
Schon am nächsten Tag erhalten wir einen Anruf von der Schneider Elektro GmbH. Am Telefon ist Herr Friedrich Schneider. Er möchte sein bestehendes ITISeasy.business schrittweise erweitern. Außerdem möchte er zwei neue Mitarbeiter auf dem Produkt Schulen lassen.
Nachdem Alexander Winter mit dem Kunden die Details besprochen und sich auf ein Stundenkontingent verständigt hat, erstellt er das entsprechende Angebot.
Wir machen Geschäft
Nachdem Herr Winter das Angebot erstellt hat, will er es wie üblich sofort an den Kunden, die Schneider Elektro GmbH, schicken. Diesmal geht es aber nicht so schnell, denn er braucht eine Genehmigung.
Auf seinem Bildschirm erscheint ein Pop-up-Fenster, das ihn darüber informiert, dass er zuerst die Genehmigung seines Vorgesetzten, Herrn Frank Herbst, einholen muss. Der Workflow sendet automatisch eine Nachricht an Herrn Herbst zur Genehmigung.
Dieser Schritt erfolgt, wenn Herr Winter auf "OK" klickt.
Papier-Kontrolle
Darüber hinaus hat Herr Winter das Angebot wie üblich als (PDF) heruntergeladen, um eine optisch einwandfreie Darstellung zu gewährleisten. Wenn er die Genehmigung umgehen möchte, könnte er das Angebot händisch per E-mail oder auf dem Postweg verschicken.
Nun stellt er aber fest, dass aufgrund der neuen Regelung im ITISeasy.business-Workflow ein Wasserzeichen in das Angebot integriert wurde, so dass ersichtlich ist, dass dieses Angebot noch nicht verschickt werden soll. Übrigens: Sie können das Wasserzeichen an Ihre Bedürfnisse anpassen.
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Freigabeprozess
Aufgaben
Herr Herbst kann eine E-Mail über den Workflow-Arbeitsschritt erhalten, den er berücksichtigen muss. Aber hallo: Wir haben doch auch Aktionen im System? Es ist also viel besser, Benachrichtigungen und Aktionen zu verwenden.
Also tun wir es. Das Aktionsfenster in ITISeasy.business zeigt eine heute fällige Aufgabe an, so dass Herr Herbst laufend über die aktuell freizugebenden Aktivitäten (Angebote) informiert wird.
Aber nicht nur das: Er kann jetzt sofort handeln, prüfen, ob der Kunde das richtige Dienstleistungsangebot und die richtigen Produkte bekommt, in der richtigen Preisgruppe ist, andere Konditionen wie gewünscht eingestellt sind und kann dann das Angebot freigeben.
Gute Arbeit
Mit einem Klick auf die entsprechende Benachrichtigung wird die Übersichtsseite mit den freizugebenden Aktivitäten (Angeboten) geöffnet.
Auswahl
Mit einem Klick auf die ausgewählte Aktivität wird diese im Detail angezeigt. Über den Button „Angebot“ wir Herr Herbst auf das entsprechende Angebot weitergeleitet.
Schicken wir's raus
Herr Herbst kann jetzt das Angebot im Detail betrachten und prüfen.
Nachdem er festgestellt hat, dass dieses Angebot in Ordnung ist, wird das Angebot mit dem Klick auf Freigabe automatisch an den Kunden versendet.
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